华夏基石

随着时代的发展，企业提高竞争力不再单纯依赖企业产品质量的提高，对于原有信息价值的挖掘、降低企业内部消耗都成为企业新的关注焦点。而区域性合作与全球化发展的趋势下，企业越来越重视知识（特别是隐性知识）的积累和利用。根据某著名咨询机构的研究报告表明：企业中有超过 80% 的流程都是以”内容”为核心，而且内容量每年更都有爆炸性的巨量成长。因此，知识管理成为近几年继 ERP、CRM、BI 等系统之后的又一企业信息化建设焦点。

迈入新世纪以后，企业将面临来自多方位的全面竞争，因此如何发挥企业现有资源，更好的为企业服务成为管理者思考的重要问题。华夏基石管理顾问集团（简称华夏基石）作为一家专业从事教育培训、管理咨询的咨询顾问公司，深刻认识到知识就是企业发展的原动力。因此，华夏基石最终决定建立内部的知识管理平台，用于完善企业的知识采集、存储和再利用。

面临的挑战

华夏基石通过对市场中同类产品的调查和评选，最终采用了美国 Interwoven 公司提供的内容管理解决方案—— WorkSite MP。WorkSite MP 是 Interwoven 公司获得专利技术的核心产品，目前已被全球数千家企业成功应用。他在保护企业智慧资产、提升生产力、降低运营风险等方面都有显著的功效。在华夏基石与 Interwoven 的合作初级阶段，Interwoven 对华夏基石的业务内容和流程进行了全方位的调查，在了解了具体情况，并同各部门进行深入探讨之后，总结出华夏基石知识管理平台最迫切要解决的问题如下：

首先，以项目为基础的业务模式对协同合作的要求很高。华夏基石是一家专业的咨询公司，项目是咨询公司生存的根本。虽然公司设立了不同部门，但是由于项目的特点，经常会出现多个部门共同协作完成一个项目的情况，项目组内的成员各自的专长也不尽相同。这种以项目为基础的业务模式更加灵活，能够发挥人员的特长。但是，这种模式也必然会引起一些问题，如：同一项目组内的人员由于跨部门很不容易协调；各部门之间的工作流程和文档模式也可能不一样。这些问题都给项目组成员合作带来了一定的困难。因此，华夏基石希望能够建立一个符合业务模式的协同合作平台，从而实现跨部门、跨地区的合作。

其次，无法做到知识积累，导致资源浪费。以项目为导向的模式导致了项目相关内容分散在企业的各个地方，很难统一管理，这就为今后的查找带来了很大的难度。当项目结束一段时间之后，很难再找到完整的项目资料，更不要提知识的积累和再利用了。而事实上，这些内容和知识是在实际工作中总结积累下来的，使企业真正的 Knowhow。此外，很多知识特别是隐性知识，如：蕴藏在组织成员中的经验、感觉、洞察力、方法、诀窍等，存放在他们的脑子里，如果这些人员离职或调动，就会造成知识的流失，而新的职员接替由于不具备这种知识，就会需要重新积累，不仅成本费高，还降低了企业效率。

再次，内容繁多无法高效利用。在项目的进行过程中会产生大量的文档，这些文档可能会被多个项目组成员同时修改，这样必然会产生多个版本很难管理。特别是当企业面临跨地区项目合作时，如果缺少适当的机制，就会导致来往信息不断，重复作废的信息会充斥着项目成员，容易导致效率低下。此外，大量的文档使得查找变得困难。员工需要花费大量时间去搜索相关资料，还可能因为找不到文档或者找不到正确的版本导致需要重新制作，这必然会影响华夏基石的工作效率。国外研究机构的调查结果也证实了这一点：平均每个知识工作者每星期投入 9.5 个小时在搜寻所需的信息。但事实上，管理内容所需的时间，有高达 60-80% 的时间被平白浪费掉。

最后，缺少良好的自主式交互平台。出差对于华夏基石的员工来说是在正常不过的，分散在各地的成员互相之间交流相对比较困难，同时，出差在外的员工很难将公司所有资料都带在身边，这样在需要的时候很难第一时间展示给客户，必然会影响项目的进行。另一方面，客户经常会提出要求，希望获得某些方面的资料，而这些资料的查找和发送必然会影响到相关人员的正常工作。所以，华夏基石希望能够在确保安全的前提下，为出差在外的员工和客户提供一个主动性更强的自主式交互平台，从而提高工作效率。

解决方案
在了解了华夏基石面临的挑战之后，Interwoven 为其制定了相应的解决方案。WorkSite MP 能够为团队协同合作提供最强大的基础，特别针对复杂流程的文件，能改善组织决策过程、并加速执行效率，平均可提高效率达 40%。针对华夏基石的业务特点，将知识管理平台分为文档管理、业务流程管理，以及交互平台三大主要职能：

        文档管理
        文档管理是指撷取、开发、管理、检阅、核准及保存文件的能力，也是此次华夏基石建立知识管理平台的核心。它包括放入∕取出、版本控制、全文检索和关键词索引字搜寻，以及文件层级的安全性和权限等功能。能够将企业所有内容，包括文件、电子邮件及附件、扫描图文件等，统合储存在一个安全且集中式的知识库中，并根据不同的项目进行分类存储，这样可以确保同一项目的全部文档得以全部保存，避免了企业智慧资产的遗失。

        同时，系统还能够建立完整的权释数据 (metadata)，为每个文档加载智能标签，使得文档的查找更加迅速准确。这样，即便是新员工，在审阅相关文档后，也可以迅速了解项目情况以及相应的处理方法，能够用最短的时间提高员工的专业能力，降低了企业运营成本。此外，系统可以将项目不同阶段的全部内容保留下来，即便一些员工离开，他的项目进行步骤、遇到问题时的解决方法等信息，还是可以通过这些内容展露出来。这样，一些隐藏在员工脑子中的隐性知识就会沉淀下来，并得以共享，成为企业的独特资产。

        系统能够支持各种类型的文档，除了普通的电子文件之外，还能够将从传统撷取装置（如扫描仪和传真服务器）中获取的文件，通过专业工具，转换成可用且可撷取的信息，并直接输入指定的工作空间或数据夹，自动加上索引以供全文搜寻。文件影像的索引数据会直接汇入为文件摘要信息，不需要人工输入数据，大大的节省了人力。

        电子邮件成为华夏基石团队之间的一种重要沟通方式。WorkSite MP 能够将电子邮件及其附件传送数据库中，并分类保存。而对于同一项目的不同邮件，系统可以通过元数据的判断，将他们自动保存在适当的数据夹内，从而确保了文档的完整。

        业务流程管理
        通过业务流程管理功能，华夏基石可以灵活定义具体项目的作业流程，WorkSite MP 提供工作流程设定、员工之间的通知、检阅及核准流程制定、整合其它应用系统以取得信息、进行验证、甚至自动转换数据等功能，实现核心业务流程标准化及自动化。

        使用者能将文件和整个协同式工作空间列入记录，并套用其保存规则。记录一旦产生后，使用者将无法修改。任何人只要存取任何文件，或是在文件上进行任何变更，都会在系统中留下纪录，便于日后查询，这对于华夏基石起草文件等文件工作具有相当的重要性。而管理控制台能够执行复杂的查询并产生报告，提高华夏基石的监管力度。

        交互平台
        通过 WorkSite MP 建立了一个虚拟空间，使得某个项目组的成员可以自由的沟通。公司论坛分为公共论坛和专题论坛，员工可以通过论坛进行问题的探讨。WorkSite MP 具有完善的权限设定功能，只有获得权限的人员才能访问相应的内容。因此，华夏基石可以向客户放开部分权限，使得客户可以登录，自主的查找所需要的资源内容，从而减少了华夏基石员工的工作量。

        此外，WorkSite MP 还支持可离线使用的工具，便于使用者下载整个项目相关的信息和文件，以方便在离线时（例如在飞机上、客户办公室或在路上）供本机计算机使用。等到重新与网络联机后，WorkSite MP 会自动同步化更改过的文件和项目信息，以实时更新系统内容。这样，即便出差在外的人员只要能够重新与网络联机，便可获得最新的全部信息，并且可以第一时间展示给客户。

效益及项目状况
由于 WorkSite MP 能够同企业现有的渠道进行整合，避免了不同系统或界面的来回切换，无须改变员工的操作习惯，使得该项目能够迅速得到华夏基石员工的使用和认可，目前已经在全集团范围多部门，多个子公司同时使用。通过实施 Interwoven WorkSite MP 解决方案，华夏基石获得具体收益如下：

• 建立了公司统一的知识采集平台与知识应用平台。可以实现在工作中的知识管理，而无需专业人员对内容和知识进行收集和整理。
• 用于协助企业更好的管理知识资产，快速建立丰富经验的团队，提高企业现有资源的利用率和价值，创造企业新的核心竞争力！
• 知识管理平台能够提供信息的智能化工具，使得查找适当的信息和知识变得异常轻松。同时确保所找到信息的准确性，从而提高了企业的生产效率。
• 以知识资源流转为手段，实现对业务流程管理。知识管理平台还提供了相应的工作流程管理机制，通过预先的设定，确保企业的每一项工作都符合正确的流程，从而最大程度的避免了错误的发生，同时，也明确了责任。
• 建立了高效率的协同工作平台，使得项目组成员能够忽略地域空间，共同的针对项目进行探讨，并完成相应文档，而不会造成版本混乱等问题。
• 构建与外部良好的交互平台。

通过实施该产品，华夏基石在全公司范围内建立了统一的知识采集和应用平台，能够更好的积累人文知识，梳理内部的作业流程，实现跨地区、跨部门的协同化管理。现代化的信息工具使得华夏基石在未来的市场竞争中如虎添翼，必将形成自己独特的核心竞争力。