台湾国泰世华银行

以文件协同为基础与核心 打造高效率的IT项目管理系统

为执行更有效率的IT项目管理，重视内容资产与经验传承的国泰世华银行决定导入 Interwoven WorkSite MP协同式文件管理解决方案。

IT项目需求触动导入契机

一直以来，国泰世华银行信息总管理处因无统一的系统文件集中管理平台，使IT工作交接程序较为繁琐。国泰世华银行信息总管理处指出，公司内部有许多大大小小的IT项目同时进行，如何管理复杂项目执行过程中所产生的文件和Email、有效统筹所有项目的进度，以及保存有价值之项目经验，向来是IT部门亟欲解决的一大挑战。

正因为深刻认识到此IT运营的瓶颈，正逢有大型系统项目即将启动的契机，信息总管理处迫切需要建立一个能够提高项目过程能见度、保存开发过程中的完整纪录的平台，同时也为项目成员提供理想的虚拟工作空间、同步化所有数据，因此决定导入Interwoven WorkSite MP协同式文件管理解决方案。

文档统合、项目管理，两全其美

国泰世华银行的Interwoven WorkSite MP导入项目共分为二阶段，第一阶段的重点放在“文件管理”，也就是把信息总管理处各部门数量庞大且类别复杂的文件都整合到同一平台上，导入作业自去年六月开始，同年十月完成上线。第二阶段的焦点则在于“项目管理”，主要任务在建置新核心系统的样版（Template），亦已于今年三月正式上线。

在应用上，国泰世华银行对Interwoven WorkSite MP的布局分为二大领域。一是“全处共享区”。当中收录各部共享的窗体、格式、系统文件、政策规范等，可供同仁依照工作需要在符合个人授权的前提下自由分享取用。通常开放端系统与后台系统之间的往返都是通过电文，要想让负责的员工能跨不同部门迅速掌握系统的规格，就必须透过一个集中规格文件的数据贮藏库。

第二个应用领域是“各部门工作区”。信息总管理处以“部门”为单位来设定工作空间，只要是该部门的人员都可以从特定首页连结进入虚拟工作区域；但是，由于在 IT 项目进行的过程中，团队成员会需要一个虚拟的工作区与统一的沟通平台，以顺畅彼此的沟通，同时也能针对关键性的内容及议题，进行有效率的信息分享与协同合作，所以为保持个别项目或组织运作的效率及灵活度，在每一个工作空间下再藉由页签来区分“工作小组”。

Interwoven WorkSite MP在信息总管理处内部全面导入，目前已是所有IT人员向负责人进行工作报告及制作项目报告的必备工具。现在这套系统的使用人数约有二百多人，而同时能够管理的项目数量通常在五十至六十个左右，最多时候更接近百个项目。

Why Interwoven？

信息总管理处表示原先项目管理系统的功能已经不敷使用，在经过市场调查后发现很多企业提供的项目管理解决方案都倾向于资源管理，但由于每位信息人员原本就已经分配好个人该负责的工作，因此实际上并没有太大用途；加上信息总管理处内部项目运行的产出以文档为主，恰巧正计划导入文件管理系统，所以便研拟将这两套系统整合在一起的可能性。在确定可行之后开始积极寻求合适的方案产品。

信息总管理处认为常见的纯文件管理产品，由于欠缺协同运作的功能设计，因此并不符合需求。而知识管理领域的产品也因在协同作业方面的能力不足而被迫放弃。最后，国泰世华银行信息总管理处选择了Interwoven WorkSite MP协同式文件管理解决方案。

信息总管理处指出，国泰世华银行需要的是一套能够同时管理“过程”与“文件”的系统，而Interwoven WorkSite MP以完整的文件管理功能为基础，提供了单一的数据撷取入口；并同时整合了协同合作的机制，为团队合作创建了容易使用的平台环境，项目负责人能设定团队成员，并赋予权限，再结合共享行事历、议题追踪、讨论记录及文件数据夹等核心组件，奠定项目协作的最佳基础，加上工作流程管理、商业流程自动化的能力，因此是最适合国泰世华银行信息总管理处的项目管理工具。

IT项目管理，四效合一

这个导入计划，让国泰世华银行信息总管理处落实了“文件管理”、“协同合作”的规划初衷，也奠定了效率化“工作流程”以及扎根“知识管理”的基础。

Interwoven WorkSite MP能够以安全及符合成本效益的方式，让同仁们共享及发布重要的文档内容。不仅是开发、加载/取出、检阅、传送、核准与保存等基础的文件管理功能，它的版本控制、检索及搜寻、安全管理、状态变更与新文件通告等重要功能，也有助于企业内部的知识分享。

而Interwoven WorkSite MP可让相关人员针对同一份文件去进行互动的协同作业，更让使用者可以去建立项目、并管理细节内容，因此即便是分散各地的团队，都可以透过项目网页来紧密共事，除了有益于建立项目协同合作和文件管理的依循标准，也能够将必要关键流程予以自动化，达到精简有效率的目的，对于企业的管理有很大的帮助。

信息总管理处尤其推崇导入Interwoven WorkSite MP对于节省企业运营成本的效果。首先是储存成本的降低，因为从此之后文件不再散布四处，节省了储存空间。

其次，提升了管理效率。所有正确的内容都被统一储存在整合的平台上，过去项目进行阶段常因为文件版本不一而产生沟通及管理上的困扰，但是在导入工具之后，项目过程中的任何会议纪录发布或修改都可以藉由发送URL，让相关人等连结到最新、最正确的文文件，轻松做到信息同步。

信息总管理处也赞同Interwoven WorkSite MP对于项目历程的完整保存发挥了显著的效益。只要落实对使用者的规范，项目的追踪事项、FAQ的汇集等，都能够详实地被记录在系统内，协助高层增加对项目的掌握度，更让公司能够从项目中累积宝贵的经验与知识。

在Interwoven WorkSite MP提供的诸多功能中，信息总管理处特别推荐“虚拟办公室”的概念。MailBox收件箱的设计，让项目经理能够很方便地把项目过程中讨论往返信件存留下来，而讨论区、新闻发布等协作功能，也对形成团队认同和凝聚团队士气很有帮助。另外，利用Interwoven WorkSite MP能够预先建立各种项目模版，更能够帮助项目经理快速进入状况，达到加速项目进度的效果。

结语

这项系统导入项目的成效令国泰世华银行信息总管理处感到满意，但也提及过程中不足为外人到的甘苦。

在导入过程中，信息总管理处遭逢了二大挑战。第一是如何根据使用者的需求来规划系统、订定功能；第二则是如何顺利地让使用者接受伴随新工具导入而来的新制度和规定，并且爱用这个新的系统。“有的员工在试用系统的过程中不断提出使用上的问题，结果他在熟悉了系统的架构及功能之后，向我们大力称赞这套系统！这让我们庆幸做了正确的选择。”许多这样直接的正面回应，让负责此系统导入的主要项目经理感到相当欣慰。

未来，国泰世华银行信息总管理处将继续深化Interwoven WorkSite MP协同式文件管理解决方案的功能，更希望让它与员工的工作更紧密地结合在一起，成为驱动信息总管理处效率与绩效的最佳推手！